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L’intelligenza artificiale sta trasformando il modo in cui le aziende lavorano, offrendo nuove opportunità per automatizzare le attività, analizzare le informazioni e migliorare la produttività.
Sempre più dipendenti utilizzano strumenti di AI per scrivere contenuti, riassumere documenti, elaborare dati o velocizzare operazioni quotidiane.
È il fenomeno della Shadow AI, una questione sempre più rilevante per la sicurezza informatica e la gestione delle informazioni aziendali.
Nella maggior parte dei casi, i dipendenti non agiscono con intenzioni malevole. Cercano semplicemente strumenti che consentano loro di lavorare meglio e in meno tempo.
Tuttavia, l’utilizzo di piattaforme non approvate può esporre l’organizzazione a rischi legati alla riservatezza dei dati, alla sicurezza, alla conformità normativa e all’affidabilità delle informazioni.
Per le aziende, la sfida consiste quindi nel trovare un equilibrio tra innovazione e controllo: consentire alle persone di sfruttare le potenzialità dell’intelligenza artificiale senza compromettere la protezione dei dati e i processi aziendali.
Che cos’è la Shadow AI?
Con il termine Shadow AI si indica l’utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale non autorizzati o non supervisionati dall’organizzazione.
Il fenomeno è strettamente collegato alla Shadow IT, che riguarda l’impiego di software, applicazioni e servizi informatici al di fuori dei sistemi approvati dall’azienda.
L’intelligenza artificiale introduce però nuove criticità, perché il suo utilizzo può comportare la condivisione di informazioni con piattaforme esterne e la produzione di contenuti che devono essere verificati.
Immaginiamo, per esempio, un dipendente che utilizzi un chatbot pubblico per:
- riassumere un contratto contenente informazioni riservate;
- elaborare un documento con dati relativi a clienti o fornitori;
- preparare un’offerta commerciale partendo da informazioni interne;
- analizzare dati aziendali per individuare tendenze e opportunità;
- generare codice o automatizzare una procedura operativa.
Queste attività possono sembrare innocue e, in alcuni casi, anche utili. Il problema emerge quando vengono svolte senza conoscere le condizioni della piattaforma utilizzata, le modalità di trattamento delle informazioni o le regole stabilite dall’organizzazione.
La Shadow AI può inoltre essere difficile da individuare: spesso gli strumenti sono accessibili direttamente dal browser e vengono utilizzati senza installazioni o richieste formali al reparto IT.
Perché la Shadow AI rappresenta un rischio per le aziende
L’utilizzo non controllato dell’intelligenza artificiale può generare criticità che coinvolgono non soltanto la sicurezza informatica, ma anche la gestione dei processi, la proprietà intellettuale e la qualità delle decisioni aziendali.
Protezione dei dati e informazioni riservate
Uno dei rischi principali riguarda le informazioni inserite nelle piattaforme di AI.
Se un dipendente copia un documento interno in uno strumento non approvato, l’azienda potrebbe non avere sufficiente visibilità sulle modalità con cui quei dati vengono trattati, conservati o eventualmente riutilizzati. Le condizioni variano in base al servizio e alle impostazioni adottate, ma è fondamentale conoscerle prima di condividere informazioni aziendali.
I dati coinvolti possono comprendere informazioni commerciali, documenti contrattuali, dati personali, strategie aziendali e contenuti riservati.
Per ridurre il rischio, è importante stabilire quali informazioni possono essere utilizzate con gli strumenti di AI autorizzati e quali non devono essere condivise con servizi esterni.
Proprietà intellettuale e know-how aziendale
Documenti tecnici, progetti, procedure interne, offerte e materiali commerciali possono rappresentare un patrimonio importante per un’impresa.
L’inserimento di questi contenuti in strumenti non verificati può esporre l’organizzazione a rischi relativi alla riservatezza e al controllo delle proprie informazioni. Prima di utilizzare una piattaforma, occorre quindi valutare le condizioni contrattuali, le garanzie offerte e le modalità di gestione dei dati.
Conformità normativa e privacy
L’utilizzo dell’intelligenza artificiale deve essere valutato anche alla luce degli obblighi normativi applicabili.
Il GDPR, il Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali, disciplina il trattamento dei dati personali e richiede che questo avvenga nel rispetto di principi e garanzie specifiche.
L’AI Act, il regolamento europeo sull’intelligenza artificiale, introduce invece un quadro normativo dedicato ai sistemi di AI, con obblighi che variano in funzione del sistema, del ruolo dell’organizzazione e del tipo di utilizzo.
L’uso di strumenti non autorizzati può rendere più difficile verificare il rispetto delle regole aziendali e degli obblighi pertinenti. Per questo, la scelta delle applicazioni e le modalità di utilizzo devono essere valutate in relazione ai dati trattati e ai processi coinvolti.
Risultati imprecisi e decisioni poco affidabili
L’intelligenza artificiale generativa può produrre risposte convincenti ma inesatte, utilizzare informazioni non aggiornate o generare contenuti che richiedono verifiche.
Se i risultati vengono utilizzati senza un controllo adeguato, gli errori possono propagarsi in report, comunicazioni con i clienti, analisi commerciali e documenti operativi.
L’AI può supportare il lavoro, ma non elimina la necessità di verificare le fonti, valutare i risultati e mantenere una responsabilità umana sulle decisioni.
Perché i dipendenti utilizzano strumenti di AI non autorizzati?
La diffusione della Shadow AI è spesso legata alla ricerca di maggiore produttività.
Un dipendente che deve preparare un documento, analizzare una grande quantità di informazioni o svolgere attività ripetitive può individuare in uno strumento di AI una soluzione immediata. Se l’azienda non mette a disposizione applicazioni adeguate, indicazioni chiare o formazione, può essere portato a scegliere autonomamente un servizio disponibile online.
Tra i fattori che favoriscono il fenomeno ci sono:
- la facilità di accesso agli strumenti di AI;
- la necessità di ridurre i tempi di esecuzione delle attività;
- la mancanza di strumenti aziendali alternativi;
- l’assenza di una policy chiara sull’utilizzo dell’intelligenza artificiale;
- una conoscenza limitata dei rischi legati alla condivisione dei dati.
Per questo motivo, vietare semplicemente l’utilizzo dell’AI potrebbe non essere sufficiente. Un divieto non accompagnato da alternative praticabili rischia di spingere il fenomeno fuori dai processi ufficiali, rendendolo ancora più difficile da controllare.
La priorità dovrebbe essere comprendere le esigenze delle persone e fornire indicazioni che consentano di utilizzare la tecnologia in modo produttivo e responsabile.
Come gestire la Shadow AI senza frenare l’innovazione
Un approccio efficace richiede un insieme di misure organizzative, tecnologiche e formative. L’obiettivo è ridurre i rischi, mantenere la visibilità sugli strumenti utilizzati e creare condizioni adeguate per sperimentare nuove soluzioni.
1. Identificare gli strumenti di AI utilizzati in azienda
Il primo passo consiste nel comprendere quali applicazioni vengono già impiegate e per quali finalità.
Una ricognizione può aiutare a individuare gli strumenti utilizzati dai diversi reparti, le attività per cui vengono scelti e le tipologie di informazioni che potrebbero essere condivise.
Conoscere la situazione reale permette di individuare le principali aree di rischio e di definire interventi coerenti con le esigenze operative.
2. Definire una policy aziendale sull’intelligenza artificiale
Una policy dedicata dovrebbe chiarire quali strumenti sono autorizzati, per quali attività possono essere utilizzati e quali informazioni non devono essere inserite nelle applicazioni non approvate.
È importante che le regole siano comprensibili e facilmente consultabili. Indicazioni generiche come «utilizzare l’AI con attenzione» non sono sufficienti se non vengono accompagnate da esempi pratici e comportamenti da seguire.
La policy dovrebbe inoltre indicare a chi rivolgersi in caso di dubbi o di possibile esposizione di dati aziendali.
3. Adottare soluzioni adeguate alle esigenze aziendali
Per ridurre il ricorso a strumenti non controllati, l’organizzazione può valutare soluzioni di AI progettate per l’ambiente professionale e coerenti con i propri requisiti di sicurezza.
La scelta deve considerare le modalità di gestione dei dati, i controlli di accesso, le condizioni contrattuali, le possibilità di integrazione con i sistemi esistenti e le garanzie offerte dal fornitore.
L’obiettivo non è adottare necessariamente più strumenti, ma individuare quelli realmente utili e compatibili con i processi aziendali.
4. Formare i dipendenti sui rischi e sulle buone pratiche
La consapevolezza delle persone è una componente essenziale della sicurezza.
La formazione dovrebbe aiutare i dipendenti a riconoscere le informazioni che non devono essere condivise, a comprendere i limiti degli strumenti generativi e a verificare i contenuti prodotti.
Esempi concreti possono rendere le indicazioni più efficaci: sapere come riassumere un documento senza esporre dati riservati è più utile che ricevere soltanto un generico invito a prestare attenzione.
5. Rafforzare la governance dei dati
La gestione della Shadow AI è collegata alla capacità dell’azienda di controllare l’accesso alle informazioni.
È quindi importante verificare che i dati siano accessibili soltanto alle persone autorizzate e che siano presenti misure adeguate per proteggerli. In base all’infrastruttura e ai rischi individuati, possono essere valutati controlli di accesso, classificazione delle informazioni, strumenti di protezione dei dati e procedure di gestione degli incidenti.
Queste misure contribuiscono a ridurre la possibilità che informazioni riservate vengano utilizzate o condivise in modo improprio.
6. Definire responsabilità per la governance dell’AI
L’introduzione dell’intelligenza artificiale coinvolge aspetti tecnologici, organizzativi, legali e operativi. Per questo è utile individuare responsabilità chiare e stabilire chi debba valutare gli strumenti, approvarne l’utilizzo e aggiornare le regole.
Nelle organizzazioni più strutturate può essere opportuno istituire un gruppo di lavoro dedicato, con il coinvolgimento delle funzioni IT, sicurezza, legale, compliance e delle aree aziendali interessate.
Nelle imprese più piccole, le stesse responsabilità possono essere assegnate alle figure già presenti, in funzione delle dimensioni e della complessità dell’organizzazione.
7. Favorire la sperimentazione in ambienti controllati
L’innovazione richiede la possibilità di provare nuovi strumenti e comprenderne i benefici.
Le aziende possono creare modalità di sperimentazione controllata, definendo in anticipo quali applicazioni utilizzare, quali dati impiegare e quali verifiche effettuare prima di estendere una soluzione a tutta l’organizzazione.
Questo approccio permette di valutare l’effettiva utilità dell’AI senza esporre inutilmente informazioni riservate o processi critici.
8. Comunicare i vantaggi degli strumenti approvati
Le regole funzionano meglio quando i dipendenti comprendono anche i benefici delle alternative proposte.
Spiegare come gli strumenti autorizzati possano semplificare attività concrete, ridurre i passaggi manuali e integrarsi nei processi esistenti aiuta a favorirne l’adozione.
È importante che le soluzioni ufficiali rispondano, per quanto possibile, alle esigenze che hanno spinto le persone a cercare autonomamente altri strumenti.
9. Monitorare l’utilizzo e aggiornare le procedure
Il panorama dell’intelligenza artificiale cambia rapidamente. Nuove applicazioni, funzionalità e modalità di utilizzo possono introdurre opportunità e rischi differenti.
Le aziende dovrebbero quindi riesaminare periodicamente le policy, verificare l’efficacia delle misure adottate e aggiornare la formazione in base all’evoluzione degli strumenti e delle esigenze operative.
Il monitoraggio deve essere proporzionato ai rischi e svolto nel rispetto delle norme applicabili, comprese quelle relative alla protezione dei dati e dei lavoratori.
Da rischio a opportunità: integrare l’AI nei processi aziendali
La diffusione della Shadow AI evidenzia una necessità concreta: i dipendenti vogliono utilizzare l’intelligenza artificiale per semplificare il lavoro e ottenere risultati in tempi più brevi.
Per le aziende, questo rappresenta un’opportunità per analizzare i processi, individuare attività che possono essere migliorate e valutare l’introduzione di strumenti più adeguati.
L’intelligenza artificiale può contribuire, per esempio, alla gestione dei documenti, all’automazione di alcuni flussi di lavoro, all’elaborazione delle informazioni e al supporto delle attività di analisi. I benefici effettivi dipendono però dalla qualità dei dati, dalla corretta integrazione con i sistemi esistenti e dalla capacità di verificare i risultati.
Un percorso strutturato permette di passare da un utilizzo individuale e poco controllato a un’adozione più coordinata, con strumenti selezionati, responsabilità definite e regole condivise.
La sfida non è impedire l’innovazione, ma renderla sicura, governata e coerente con gli obiettivi aziendali.
Sistema Azienda: sicurezza informatica e trasformazione digitale
L’introduzione di nuove tecnologie deve essere accompagnata da una valutazione delle esigenze dell’organizzazione, dei sistemi esistenti e delle informazioni da proteggere.
Sistema Azienda affianca le imprese nel percorso di evoluzione digitale attraverso soluzioni e servizi IT, con attenzione alla sicurezza informatica e all’integrazione delle tecnologie nei processi di lavoro.
Affrontare il tema della Shadow AI significa anche chiedersi quali attività possano beneficiare dell’intelligenza artificiale, quali dati debbano essere protetti e quali strumenti siano coerenti con le esigenze dell’azienda.
Un approccio consapevole consente di valutare le opportunità offerte dall’innovazione senza trascurare la sicurezza e il controllo delle informazioni.
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